人手不足が深刻化する中、発送業務の効率化は自治体をはじめ、多くの企業に共通する課題の一つとなっている。そんな中、ピツニーボウズジャパン（株）（本社/東京都品川区）は、7月23日と24日に仙台国際センターで開催された「地域×Tech 東北」に出展し、郵便料金計器と封入封かん機による発送業務の効率化を提案した。会場では、実演を交えた説明を受けながら担当者へ質問する来場者の姿も見られ、発送業務の省力化や誤封入防止への関心の高さが伺えた。単純作業を機械化することで、生産性向上はもちろん、人手不足への対応や個人情報漏えいリスクの低減にもつながるソリューションとして、その有効性をアピールした。

単純作業を機械化し、限られた人材を本来業務へ

　同社が今回、紹介したのは郵便料金計器と封入封かん機「Relay8000」。いずれも発送業務を効率化する製品だが、その提案の根底にあるのは「人手不足の中、限られた人材を、より付加価値の高い業務へ振り向ける」という考え方である。

　同社の郵便料金計器「SendPro MailCenter 2000」は、郵便物の大きさや重量を自動で計測し、料金を印字する装置。従来は各部署から集めた郵便物の重量や通数を確認し、差出票を作成して郵便局へ持ち込む必要があったが、同装置を活用することで集計作業を大幅に削減できる。さらに、部署ごとの郵便利用実績も自動で記録されるため、管理業務の効率化にもつながる。

　一方、近年特に引き合いが増えているというのが封入封かん機だ。

　仙台駐在の同社・大槻茂マネージャーは「発送業務を担当されている方のお話を伺うと、会議室に職員が集まり、何時間もかけて封入作業を行っているケースが少なくない。そうした時間を少しでも減らしたいという相談が増えている」と説明する。実際、今回の会場でも封入封かん機の実演を見た来場者から「このような機械があるとは知らなかった」、「存在は知っていたが、実際に動くところを見るのは初めて」といった声が寄せられたという。

　背景にあるのは、自治体における慢性的な人手不足だ。窓口対応など人でなければできない業務は増える一方、封入・封緘のような定型作業にも多くの時間が割かれている。だからこそ、単純作業は機械化し、職員には本来の業務へ注力してもらいたいというニーズが高まっている。

可変封入にも対応。誤封入リスクを大幅に低減

　封入封かん機「Relay8000」は、帳票をトレイにセットし、封入する種類や枚数、折り方などを設定すれば、自動で封入・封緘までを行うことができる。操作も簡単で、スタートボタンを押せば設定どおりに処理が進むため、誰でも安定した作業が可能だ。

　特に評価されているのは、可変封入への対応である。帳票に印字されたマークをスキャナーで読み取ることで、「Aさんには1枚」「Bさんには3枚」「Cさんには返信用封筒も同封する」といった個別の指示内容を自動で判別。その情報どおりに封入しながら、内容に誤りがないかを機械自身が確認する。

　万が一、封入物が不足していたり、異なる帳票が混入した場合はエラーを検知して停止するため、人の目によるダブルチェックやトリプルチェックに頼る必要がない。

　「誤封入は個人情報漏えいにつながるため、特に重要な課題である。一度発生すると、お詫びや再発送など多くの時間と労力が必要になる。そのリスクを未然に防げることが大きなメリットである」と大槻マネージャーは説明する。

　また、最初の1通は封を閉じずに排出されるため、オペレーターが内容を確認した上で本運転へ移行できる。こうした安全性への配慮も、安心して運用できる理由の一つとなっている。

発送工程全体の見直しで生産性向上へ

　同社によると、「Relay8000」は自治体だけでなく、印刷会社からの引き合いも増えているという。

　ペーパーレスが進んだ現在でも、請求書や通知物、ダイレクトメールなど、紙による発送業務は依然として数多く存在する。発送工程の効率化は、単に作業時間を短縮するだけではなく、人件費の抑制や誤発送防止、さらには限られた人材を本来の業務へ振り向けることにもつながる。

　「多くの印刷会社や自治体に、当社の封入封かん機や郵便料金計器を活用していただきたい。自治体には住民サービスの充実を、印刷会社には本来の印刷業務や付加価値の高い提案に、より力を注いでいただきたい」（大槻マネージャー）

　発送業務は、日々当り前のように行われる仕事である。しかし、その工程を見直すことで、生産性向上の第一歩につなげることができる。